NIXZ en de AVG: de houdbaarheidsdata van persoonsgegevens

Bij NIXZ krijgen we vaak vragen over het opslaan van persoonsgegevens en andere data. Kandido, GoodCatch en SimpleRecruiter halen namelijk continue persoonsgegevens op. Deze gegevens hebben kandidaten of leads zelf ingevuld op een JobBoard of op social media platforms zoals LinkedIn of Facebook. Bij NIXZ gaan we zorgvuldig met deze persoonsgegevens om. Niet alleen omdat we dit zelf belangrijk vinden, maar uiteraard ook omdat we de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) moeten volgen. In dit artikel leggen we uit hoe onze verschillende producten met de AVG omgaan.

Houdbaarheidsdatum

Persoonsgegevens mag je niet eindeloos bewaren, en zeker niet zonder toestemming van de desbetreffende persoon. De persoonsgegevens worden bij NIXZ automatisch verwijderd omdat we werken we met een “houdbaarheidsdatum”. Voor elke set persoonsgegevens geldt namelijk een houdbaarheid van 30 dagen. Na dertig dagen wordt de set automatisch opgeruimd.

GoodCatch

Met GoodCatch verzamel en bewaar je leads op ons NIXZ platform. Van hieruit kun je automatisch berichten sturen naar deze leads. Je wilt natuurlijk graag weten wanneer de houdbaarheidsdatum van jouw leads nadert. Dit is 30 dagen nadat jij een campagne hebt aangezet. Als gebruiker bepaal je zelf hoe jij met deze houdbaarheidsdata omgaat door uit de volgende instellingen te kiezen:

  • Een notificatie email wanneer de houdbaarheidsdatum van je campagne nadert. Hierin vertellen we je dat de gevonden leads binnen enkele dagen worden verwijderd. Je kunt na het ontvangen van deze mail eventueel naar de lijst met leads gaan om deze te downloaden.
  • Het automatisch verwijderen uitzetten, maar dit is dan wel voor jouw eigen risico.

SimpleRecruiter

De SimpleRecruiter plug-in vormt een verbinding tussen verschillende jobboards en jouw ATS platform. De SimpleRecruiter plugin draait op jouw computer en maakt rechtstreeks verbinding met je ATS. Dit betekent dat de SimpleRecruiter plugin zelf geen persoonsgegevens opslaat. Het enige dat SimpleRecruiter doet is het CV van een kandidaat lokaal op je computer opslaan in je download mapje, om het daarna direct in je ATS te zetten.

Anders gezegd: de persoonsgegevens volgens precies hetzelfde pad als wanneer je zelf handmatig een profiel in je ATS zou zitten. Uiteraard is het belangrijk dat jouw ATS zodanig staat ingesteld dat daar de gegevens ook AVG proof worden opgeslagen. Tot slot moet je nog de download folder op je computer periodiek leegmaken.

Kandido

Met Kandido verzamel en bewaar je kandidaten voor in je ATS. De persoonsgegevens van deze kandidaten worden tijdelijk bewaard op het NIXZ platform om vervolgens in jouw ATS te worden gezet. Voor alle persoonsgegevens van kandidaten geldt een houdbaarheid van 30 dagen. Hierna worden deze automatisch uit NIXZ verwijderd. De kandidaatgegevens die door NIXZ in jouw ATS zijn gezet, kun je daar uiteraard zelf zorgvuldig en netjes bewaren. 

Verwerkersovereenkomst

De AVG stelt dat er bij het verwerken van persoonsgegevens door de partijen een verwerkersovereenkomst moet worden vastgelegd. In onze verwerkersovereenkomst kun je terugvinden hoe we de persoonsgegevens beschermen en verwerken. Wanneer je een NIXZ product gebruikt, teken je automatisch ook deze overeenkomst.

Inloggegevens beveiligd opgeslagen

De NIXZ webrobots loggen op verschillende platformen met jouw login gegevens in. Hiermee voeren zij taken uit op de JobBoards zoals het ophalen van profielgegevens of het invoeren van profielen in jouw ATS. 

Met deze inloggegevens gaan we zorgvuldig om. Je voert deze gegevens zelf in op het NIXZ Dashboard of bij de SimpleRecruiter login schermen. Hierna worden ze versleuteld opgeslagen en kunnen alleen de bots ze “lezen”. En natuurlijk is de toegang tot het NIXZ dashboard ook beveiligd. Jij kunt inloggen met je eigen wachtwoord.

Samenvattend

Het volgen van regels en richtlijnen zoals de AVG is een ingewikkeld onderwerp. Hieronder staan de belangrijkste zaken nog even voor je opgesomd:

  • Met GoodCatch, Kandido en SimpleRecruiter werk je altijd “AVG-proof”
  • Persoonsgegevens worden automatisch verwijderd na 30 dagen
  • Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen 
  • In de verwerkersovereenkomst ligt vast hoe NIXZ persoonsgegevens verwerkt

Heb je toch nog vragen? Vul het onderstaande formulier in, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.

    Hoe NIXZ omgaat met de recente LinkedIn updates

    12 mei 2021 – Misschien was het je al opgevallen: LinkedIn heeft opfrisbeurt gekregen! Hoe NIXZ hiermee omgaat lees je in dit artikel.

    Opfrisbeurt: terug naar de robot-school

    De LinkedIn interface ziet er iets anders uit. Zo zijn de knoppen wat ronder gemaakt en zijn er andere kleine wijzigingen. Dit zorgt ervoor dat de NIXZ bots even terug moeten naar de robot-school zodat ze deze veranderingen meenemen tijdens hun werkzaamheden op LinkedIn. Over een paar dagen zouden alle bots weer up-to-date moeten zijn. 

    Aantal connectieverzoeken per week

    Ook aan het systeem van connectieverzoeken is wat gewijzigd. Het maximum aantal connectieverzoeken per week is verlaagd naar 100. Dit betekent dat NIXZ bots voortaan maximaal 20 connectieverzoeken per werkdag zullen sturen. Dit staat inmiddels ook duidelijk aangegeven in het dashboard.

    Deze beperking ten opzichte van de eerdere situatie is voor sommige gebruikers erg vervelend. Daarom bieden we iedereen dit dat wil de mogelijkheid om kosteloos twee extra accounts aan te vragen. Op deze manier blijft het mogelijk om 50 kandidaten of leads per dag te vinden en benaderen.

    Nieuwe mogelijkheden

    Dit biedt natuurlijk de mogelijkheid voor jou om verder te kijken en nieuwe kansen op te pakken. Bij NIXZ hebben we behoorlijk wat oplossingen voor dit probleem klaar liggen. Zo kun je je kandidaten en leads ook op andere manieren benaderen met NIXZ. SimpleRecruiter heeft sinds kort de PreContactTool integratie, waarmee je meer persoonsgegevens kunt ophalen dan LinkedIn je biedt. Hiermee worden e-mail, bellen en whatsapp een aantrekkelijke mogelijkheid om in contact te komen met je kandidaten.

    LinkedIn, Facebook en Indeed

    Naast LinkedIn werken Kandido en SimpleRecruiter ook op Facebook en Indeed. Zo kun je hele ledenlijsten van Facebook groepen koppelen aan je vacature in je ATS en hen een vriendschapsverzoek en chatberichten versturen. Op Indeed kun je erg gericht zoeken naar de geschikte kandidaten en hen gepersonaliseerde berichten versturen. 

    Heb je nog vragen?

    Wil jij ook alles halen uit je recruitment? Of heb je naar aanleiding van dit bericht nog vragen? Vul het onderstaande formulier in, dan nemen we zo snel mogelijk contact met je op.

      De NIXZ auto-updater voor OTYS

      Inmiddels werkt NIXZ al op heel veel manieren samen met OTYS. Zo kun je met de SimpleRecruiter extensie direct vanuit je browser kandidaten synchroniseren met een druk op de knop. Sinds kort is er ook een andere functionaliteit bijgekomen: de auto-updater. Wat dit precies betekent leggen we uit in dit artikel.

      Stel je hebt een taak die je regelmatig moet uitvoeren op een kandidaat in OTYS. Neem bijvoorbeeld het invullen van alle contactgegevens van een kandidaat. Behalve dat het veel tijd kost, is het ook nog eens een taak die je steeds opnieuw moet uitvoeren als er nieuwe kandidaten worden toegevoegd. We weten allemaal wat dit in de praktijk betekent: de meeste gegevens van kandidaten in ons ATS zijn niet recent gecontroleerd en bijgewerkt, terwijl dit wel belangrijk is voor een goed resultaat.

      Het up-to-date houden van kandidaatprofielen is belangrijk maar ook saai werk

      De NIXZ auto-updater voor OTYS

      De NIXZ auto-updater is eigenlijk heel simpel: hij voert een specifieke taak uit op iedere kandidaat die voldoet aan een bepaald “global filter” (een zoekopdracht) in jouw OTYS. Omdat NIXZ altijd klaar staat om aan de slag te gaan hoef je dus niet meer na te denken of deze taken wel zijn uitgevoerd en zijn voortaan al je gegevens up to date.

      Wat je bijvoorbeeld kunt doen is een global filter instellen waarin alle kandidaten voorkomen waarvan het e-mailadres ontbreekt. Vervolgens laten we NIXZ van iedere kandidaat in deze lijst de gegevens synchroniseren met LinkedIn, PreContactTool of een ander platform. Op deze manier hoef je nooit meer handmatig gegevens van kandidaten in te vullen.

      Wanneer je nu een nieuwe kandidaat toevoegt zonder e-mailadres, of bij een bestaande kandidaat een e-mailadres verwijdert, zal NIXZ automatisch in actie komen en alle gegevens synchroniseren! Vandaar de naam: de NIXZ auto-updater. Als je het eenmaal hebt ingesteld op een manier die aansluit bij jouw proces, hoef je nergens meer aan te denken en doet NIXZ de rest. Superhandig!

      Ook automatische updates?

      Afhankelijk van hoe jij OTYS gebruikt in je processen zijn er vele toepassingen mogelijk van deze auto-updater. Nieuwsgierig hoe NIXZ jou kan helpen? Laat je gegevens achter via het onderstaande formulier, dan nemen we zo snel mogelijk contact met je op.

        Kandido nu ook verbonden met Facebook

        Met Kandido en SimpleRecruiter haal je het meeste uit je recruitmentproces. Je bereikt meer kandidaten en komt direct in contact. Zo is Kandido de perfecte collega voor recruiters. En sinds enige tijd helpt ook SimpleRecruiter door met één druk op de knop kandidaten in je ATS te plaatsen. In dit blog vertellen we je graag over dit perfecte recruitmentteam en de nieuwste Facebook functionaliteiten.

        Met één druk op de knop

        Geschikte kandidaten kant-en-klaar in je ATS die passen bij jouw vacature. Wie wil dat nou niet? Met SimpleRecruiter is dit klusje zo geklaard. Veel recruiters ervaren het overzetten van kandidaatprofielen van bijvoorbeeld LinkedIn of Facebook als saai werk. En wanneer je dit herhaaldelijk moet doen, kun je je voorstellen dat daar best wat tijd in gaat zitten. SimpleRecruiter zet voor jou de informatie over met één druk op de knop. Vanuit hetzelfde browservenster kun je dus kandidaten toevoegen aan je ATS, koppelen aan vacatures, statussen en informatie bewerken en evaluaties toevoegen. Wil je dit gratis proberen? Grijp dan nu je kans en schrijf je direct in via simplerecruiter.io/proefperiode!

        Kandidaten vinden met Kandido Vind

        Wanneer je Kandido inzet voor je sourcing, bereik je meer resultaat. Zo kun je sneller flinke lijsten met geschikte kandidaten voor je vacatures vinden met Kandido Vind. Met SimpleRecruiter kun je naast individuele profielen ook hele lijsten met geschikte kandidaten toevoegen aan je ATS en koppelen aan vacatures. Het werkt heel simpel: je zoekt de lijst met kandidaten op en drukt op de knop van SimpleRecruiter. Kandido gaat dan voor je op pad om de lijst binnen te halen en netjes in je ATS te zetten. Ook werkt Kandido met de filters van de jobboards die jij wil, zodat je zeker weet dat de gevonden kandidaten passen bij wat je nodig hebt. 

        Kandido verbonden met facebook
        Kandido kan nu naast LinkedIn en Indeed ook persoonlijke berichten sturen op Facebook

        Kandido Verbind komt nu naar Facebook

        Ons ontwikkelteam staat nooit stil, waardoor we binnenkort een grote en leuke update van Kandido en SimpleRecruiter lanceren. Je kunt nu al veel kandidaten supersnel vinden op alle jobboards met Kandido Vind. Maar binnen enkele weken zal het mogelijk zijn om nog gerichter te zoeken op Facebook met Kandido Vind en om contact te leggen met kandidaten met Kandido Verbind. Je gevonden kandidaten passen straks nog beter bij je vacature door de nieuwe filter-mogelijkheden en de mogelijkheid om ledenlijsten van groepen te benaderen. Bovendien bereik je meer resultaat door die vacature in te vullen wanneer je je gevonden kandidaten een vriendschapsverzoek en berichtje kunt versturen. En natuurlijk integreren we dit allemaal in de SimpleRecruiter, zodat je dit snel en eenvoudig allemaal regelt vanuit één browservenster.

        Ook Kandido uitproberen?

        Wil je al deze functies ook graag eens uitproberen? Laat je gegevens achter via het onderstaande formulier, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.