Bij NIXZ krijgen we vaak vragen over het opslaan van persoonsgegevens en andere data. Kandido en de NIXZ Plugin halen namelijk continue persoonsgegevens op. Deze gegevens hebben kandidaten of leads zelf ingevuld op een JobBoard of op social media platforms zoals LinkedIn. Bij NIXZ gaan we zorgvuldig met deze persoonsgegevens om. Niet alleen omdat we dit zelf belangrijk vinden, maar uiteraard ook omdat we de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) moeten volgen. In dit artikel leggen we uit hoe onze verschillende producten met de AVG omgaan.
Houdbaarheidsdatum
Persoonsgegevens mag je niet eindeloos bewaren, en zeker niet zonder toestemming van de desbetreffende persoon. De persoonsgegevens worden bij NIXZ automatisch verwijderd omdat we werken we met een “houdbaarheidsdatum”. Voor elke set persoonsgegevens geldt namelijk een houdbaarheid van 30 dagen. Na dertig dagen wordt de set automatisch opgeruimd.
NIXZ Plugin
De NIXZ Plugin vormt een verbinding tussen verschillende jobboards en jouw ATS platform. De NIXZ Plugin draait op jouw computer en maakt rechtstreeks verbinding met je ATS. Dit betekent dat de NIXZ Plugin zelf geen persoonsgegevens opslaat.
Wanneer je handmatig een kandidaat in je ATS wilt zetten, zul je het CV van een kandidaat lokaal op je computer opslaan in je download mapje, om het daarna direct in je ATS te zetten. Dan is het belangrijk dat je er aan denkt om dit bestand te verwijderen. Met de NIXZ Plugin wordt het CV (met alle persoonsgegevens) rechtsstreeks in je ATS gezet en nergens onnodig of ongemerkt bewaard.
Anders gezegd, met de NIXZ Plugin worden persoonsgegevens doorgezet maar niet verwerkt of bewaard in een NIXZ systeem. En met de NIXZ Plugin wordt het makkelijker om de AVG te volgen.
Uiteraard is het belangrijk dat je ATS zodanig staat ingesteld dat daar de gegevens ook AVG proof worden opgeslagen.
NIXZ Kandido
Met Kandido verzamel en bewaar je kandidaten voor in je ATS. De persoonsgegevens van deze kandidaten worden tijdelijk bewaard op het NIXZ platform om vervolgens in jouw ATS te worden gezet. Voor alle persoonsgegevens van kandidaten geldt een houdbaarheid van 30 dagen. Hierna worden deze automatisch uit NIXZ verwijderd. De kandidaatgegevens die door NIXZ in jouw ATS zijn gezet, kun je daar uiteraard zelf zorgvuldig en netjes bewaren.
Verwerkersovereenkomst
De AVG stelt dat er bij het verwerken van persoonsgegevens door de partijen een verwerkersovereenkomst moet worden vastgelegd. In onze verwerkersovereenkomst kun je terugvinden hoe we de persoonsgegevens beschermen en verwerken. Wanneer je een NIXZ Kandido gebruikt, teken je automatisch ook deze overeenkomst.
Inloggegevens beveiligd opgeslagen
De NIXZ webrobots loggen op verschillende platformen met je (bedrijfs-)login gegevens in. Hiermee voeren zij taken uit op de JobBoards zoals het ophalen van profielgegevens of het invoeren van profielen in jouw ATS.
Met deze inloggegevens gaan we zorgvuldig om. Je voert deze gegevens zelf in op het NIXZ Dashboard of bij de NIXZ Plugin login schermen. Hierna worden ze versleuteld opgeslagen en kan alleen ons systeem ze “lezen”. En natuurlijk is de toegang tot het NIXZ dashboard ook beveiligd. Jij kunt inloggen met je eigen wachtwoord.
Samenvattend
Het volgen van regels en richtlijnen zoals de AVG is een ingewikkeld onderwerp. Hieronder staan de belangrijkste zaken nog even voor je opgesomd:
- Met NIXZ Kandido en NIXZ Plugin werk je altijd “AVG-proof”
- Bewaarde persoonsgegevens worden automatisch verwijderd na 30 dagen
- Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen
- In de verwerkersovereenkomst ligt vast hoe NIXZ persoonsgegevens verwerkt
Heb je toch nog vragen? Vraag dan een demo aan, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.