Kanban is een populaire methodologie voor projectmanagement en procesverbetering. Het is ontworpen om de workflow te visualiseren en te stroomlijnen, waardoor teams beter kunnen samenwerken en productiever kunnen zijn. Als softwarebedrijf is dit voor ons een gangbare methode, maar als recruiter kun je zeker ook profiteren van deze aanpak!
Met Kanban kun je taken en projecten volgen en prioriteren door ze te organiseren op een digitaal of fysiek bord met verschillende kolommen. Elke kolom vertegenwoordigt een fase in het proces, zoals “To-Do”, “In Progress” en “Done”. Door kaarten te verplaatsen tussen de kolommen, kun je de voortgang van taken en projecten volgen en knelpunten in het proces identificeren. Kanban is ook flexibel en aanpasbaar aan de behoeften van het team, waardoor het een ideale methodologie is voor agile en iteratief werken. Kortom, Kanban is een krachtige tool om de efficiëntie en effectiviteit van projecten en processen te verbeteren en teams te helpen hun doelen te bereiken.
Kanban borden in de praktijk
Als recruitmentbedrijf zou je bijvoorbeeld een kanban bord kunnen maken voor het werven van klanten. De kolommen zijn dan bijvoorbeeld “Lead”, “Kennismaking”, “Voorstel” en “Deal”. Op de post-it’s staat de klantnaam en contactpersoon, maar ook wie de verantwoordelijke is voor het werven van deze klant. Je kunt verschillende kleuren gebruiken voor verschillende industrieën. Tijdens een wekelijkse meeting kun je de voortgang bespreken. De teamleden verschuiven de kaartjes op de kolommen wanneer er een afspraak is of een deal is gesloten.
Een kanban bord helpt je team samenwerken en visualiseert je voortgang. Dat motiveert iedereen weer om nog meer kaartjes naar rechts te schuiven.
Liever digitaal?
Sommige ATS-en en CRM’s hebben een kanban view. Deze zijn handig tijdens teamoverleggen omdat je meer overzicht hebt in de voortgang. Wij hebben ook gemerkt dat het mensen stimuleert om de dossiers bij te werken. Als alle statussen zijn bijgewerkt heeft iedereen goed overzicht en ziet je team (beter) waar jij mee bezig bent.
Trello is een gratis tool om je Kanbanbord op te maken. Je maakt een account aan en richt een omgeving in voor je teamleden. Je nodigt teamleden via email uit. In de omgeving kun je verschillende borden aanmaken. Zo hebben wij een bord voor het aannemen van nieuwe collega’s, onze marketing en voor de backoffice taken.
Voordelen van Kanban
Hebben we je al overtuigd om Kanban met je team te gaan gebruiken? We zetten de voordelen nog even voor je op een rij:
- Overzicht – Iedereen kan in een oogopslag zien hoe het gaat en waar nog aan gewerkt moet worden.
- Fijne communicatie – Prettig afstemmen wat de taakverdeling is en bijvoorbeeld overdragen wat er nog gedaan moet worden
- Focus op voortgang – Het hele team wordt gedreven statussen bij te werken en taken succesvol af te ronden.
- Positiviteit in je team – Dankzij het overzicht kan het team samen naar doelen toewerken in plaats van individueel taken uitvoeren. Het Kanban bord visualiseert namelijk de successen, zodat je deze kunt delen en vieren. Het wordt ook makkelijker om elkaar te helpen omdat iedereen van elkaar weet wat ze aan het doen zijn.