Papieren agenda's zijn bij meeste bedrijven verleden tijd. Iedereeen met een emailadres heeft een digitale planner zoals outlook of google calendar. Als recruiter probeer is je belangrijkste bezigheid persoonlijk contact met kandidaten en of opdrachtgevers. Met zoveel persoonlijk contact kan het een uitdaging zijn om je tijd slim en efficient in te delen.
Hier zijn 10 tips om meer uit je planner, of het nu Outlook, Google Calendar of een andere tool is, te halen als recruiter:
Complete Planning: Zorg dat alle afspraken in je agenda staan, dus ook dat halfuurtje later omdat je je kinderen naar school brengt, je tandartsafspraak, vrije dagen of gewoon een halfuur lunchpauze. Zo heb jij (en je collega's) een compleet beeld van je beschikbaarheid.
Bloktijden voor Sourcing: Reserveer specifieke tijdsblokken voor het zoeken naar kandidaten op job boards, LinkedIn of andere bronnen. Lees in Sourcing in 3 stappen hoe je dit nog slimmer aanpakt.
Interviews Plannen: Gebruik de planningsfunctie van je kalender om interviewafspraken gemakkelijk te coördineren, inclusief het delen van beschikbaarheid met kandidaten.
Follow-up Herinneringen: Zorg ervoor dat je follow-ups plant na interviews. Dit kan het verschil maken in het aantrekken van talent.
Netwerktijd Reserveren: Plan tijd in voor netwerken, het bijwonen van evenementen en het onderhouden van relaties.
Notities Toevoegen: Voeg notities toe aan je afspraken. Zet voor jezelf korte samenvattingen van gesprekken met kandidaten in afspraken. Zet in die afspraak met je collega het doel van het overleg en een agenda.
Flexibiliteit Inbouwen: Houd rekening met onverwachte gebeurtenissen door flexibiliteit in te bouwen in je planning. Blokkeer bijvoorbeeld wat 'vrije tijd' voor onverwachte taken of reserveer tijd om vragen van je nieuwe collega te beantwoorden. Of plan elke ochtend een teamoverlegje en probeer een scrum of kanban teamaanpak.
Automatiseer Uitnodigingen: Als je veel afspraken plant, automatiseer dan het uitnodigingsproces om tijd te besparen. Gebruik hiervoor handige tools zoals Calendly.
Backup en Synchronisatie: Zorg ervoor dat je planner gesynchroniseerd is met al je apparaten om overal toegang te hebben tot je planning.
Toegang en Delen: Zorg dat de juiste collega's toegang hebben tot je agenda. Denk er over na wie er afspraken voor jou mag maken en bewerken. Zo wordt je planner ook bijgewerkt wanneer jij de telefoon niet kunt opnemen (en je collega wel).
Vergeet vooral niet dat een planner een hulpmiddel is om je tijd beter in te delen. Probeer daarom af en toe ook eens een andere aanpak. Vergeet niet om af en toe te evalueren, om zo nog slimmer te leren plannen!
