Als jouw organisatie in een specifieke branche actief is, maak je vast gebruik van unieke standaarden en werk je met bepaalde websites of systemen. Wanneer er sprake is van veel herhaling in die processen, is NIXZ bij uitstek geschikt voor jouw organisatie. NIXZ kan namelijk het proces of een gedeelte daarvan automatiseren. Zo kan NIXZ bijvoorbeeld afletteren met Exact en kandidaten niet alleen zoeken maar ook benaderen. NIXZ is voor diverse processen kant en klaar beschikbaar maar het NIXZ ontwikkelteam is ook in staat om op aanvraag nieuwe bots te maken. In het hiernavolgende artikel vertellen we je hoe je dit proces in samenwerking met NIXZ aanpakt. 

Stap 1: Wat kan NIXZ voor je doen?

Breng eerst in kaart welke processen je zou willen automatiseren. Hiervoor moet je op zoek naar repetitieve taken die onderdeel zijn van deze processen. Lees ons eerdere artikel over dit onderwerp om te weten wat dit precies inhoudt. 

Wij adviseren je om automatisering agile aan te pakken en simpel te beginnen. Daarom is het praktisch om te starten met een eenvoudig proces waar veel winst te behalen valt. Een voorbeeld: voor een financiële afdeling van een ICT consultancybedrijf maakten we een bot die de gewerkte uren uit een Excel urenoverzicht haalde en in Moneybird zette. Moneybird maakte hier dan de nodige conceptfacturen van. 

Inmiddels zijn er ook bots voor het ophalen van gegevens uit verschillende bronnen in het urenoverzicht. Op deze manier automatiseer je dus stapsgewijs steeds grotere delen van je processen.

Stap 2: Proces uitwerken

Ga met alle betrokkenen aan tafel en breng in kaart wat het proces precies inhoudt. Het is belangrijk om hierbij ook te bespreken waarom je processen op een bepaalde manier uitvoert. Het kan zijn dat een administratief medewerker een CV van een kandidaat opslaat als PDF, en deze vervolgens mailt naar een collega die als enige toegang heeft tot een database. NIXZ hoeft geen CV’s op te slaan want NIXZ kan gegevens direct in een database zetten. 

Wat is de trigger? Elk proces wordt onder bepaalde omstandigheden in gang gezet. Zo stuur je pas een factuur als alle kosten bekend zijn, of vraag je een certificaat aan als je dit voor een buitenlands project nodig hebt. De bots kunnen in de systemen kijken wanneer dit proces gestart moet worden, namelijk pas wanneer alle kosten zijn goedgekeurd in een database of er een buitenlands project is ingevoerd.

Belangrijk is om een afweging te maken waar in het proces er een controle of menselijke handeling nodig is. NIXZ zoekt bijvoorbeeld voor jou naar Product Managers met 5 jaar werkervaring in de regio Den Haag, maar jij bepaalt uiteraard welke van deze kandidaten je koppelt aan een vacature. Nadat jij een selectie hebt gemaakt, stuurt NIXZ de gekozen kandidaten een berichtje over deze vacature.

Stap 3: Kick off

Je team gaat altijd in gesprek met het NIXZ ontwikkelteam. We bespreken samen alle details van de processen. Een belangrijk onderwerp van gesprek is daarbij hoe NIXZ met andere systemen gaat samenwerken.

NIXZ kan met elk digitaal systeem op verschillende manieren samenwerken. Zo gaat NIXZ naar een website om zijn werk te doen, of haalt hij direct via een API koppeling informatie op, voert die uit of verwerkt het. 

NIXZ wil altijd weten wat hem te doen staal als een taak anders verloopt dan verwacht. Dit zijn situaties zoals: wat moet de afletter bot doen wanneer een rekening per abuis twee maal betaald is of wat moet NIXZ doen als hij op twee websites dezelfde vacature vindt? Welke zet hij dan in de database?

Nadat je het NIXZ ontwikkelteam team je wensen kenbaar hebt gemaakt, gaat het team aan de slag om de NIXZ bots naar jouw wensen te implementeren. 

Stap 4: Samen testen

Als de NIXZ bots klaar staan, laten we je in een videocall zien wat de bots kunnen. Het is hopelijk gaaf om te zien dat de bots jou kunnen helpen met je vervelende klusjes. Uiteraard moet het wel correct gebeuren. Alle kritiekpunten die je dus na de call aangeeft, pakt het ontwikkelteam meteen op. Zijn de kritiekpunten goed verwerkt en ben je tevreden, dan kunnen de NIXZ bots permanent voor je aan de slag. 

Voor dit proces uit moeten we samen een aantal instellingen bespreken. Zo willen we graag weten hoe vaak en hoe snel een NIXZ bot moet werken. Als je niet wilt dat kandidaten weten dat een bot de berichten stuurt, laten we NIXZ alleen overdag werken. Mag je maar een beperkt aantal CV’s downloaden? Dan limiteren we de activiteit van de bot die de CV’s downloadt. Je kunt zelf ook de NIXZ bots aan- of uitzetten.

Stap 5: De eerste werkdag van NIXZ

Zodra NIXZ begint met werken, kun jij je gaan richten op andere taken. Toch zal het met NIXZ net zo zijn als met alle nieuwe collega’s, het begint met een proeftijd. In deze proeftijd doet NIXZ zijn best om zich te bewijzen, maar hij zal af en toe tegen onvoorziene situaties aanlopen. Gelukkig heb je in stap 2 en 3 je er alles aan gedaan om deze te minimaliseren. 

Je logt in op het NIXZ dashboard om de activiteiten van de bots te monitoren. Hier meld je ook eventuele problemen. In het dashboard staat ook een overzicht van de afhandeling van deze storingen. NIXZ meldt trouwens zelf ook storingen: het gebeurt wel eens dat een website niet bereikbaar is en de bot zijn werk niet kan doen, hij schakelt zichzelf na 3 pogingen uit en meldt de fout.

Het NIXZ ontwikkelteam onderzoekt alle storingen en lost die waar mogelijk op.

Ook processen automatiseren met NIXZ?

Laat je gegevens achter in het onderstaande formulier, dan nemen we zo snel mogelijk contact op.