Afletteren in Exact met NIXZ

Afletteren in Exact met NIXZ

Mei 2020 – Bij NIXZ RPA Solutions zijn onze NIXZ bots van alle markten thuis. Zo helpt NIXZ je ook met je financiële administratie. Een klusje dat NIXZ uitstekend doet is bijvoorbeeld het afletteren van betalingen. Een voorbeeld hiervan is onze partner Draagkracht, waar NIXZ dagelijks het afletterwerk in Exact voor haar rekening neemt.

Over Draagkracht

Draagkracht levert representatief, ervaren en flexibel inzetbaar uitvaartpersoneel. In hun personeelsbestand staan meer dan 800 studenten. Dagelijks worden deze “draagkrachten” ingezet voor tientallen begrafenissen in Nederland en België. Bijzonder en dankbaar werk dus, waar NIXZ ook een steentje aan bij kan dragen.

Hoe werkt afletteren in Exact met NIXZ

Uitvaartverzekeraars betalen de draagkrachten en in Nederland zijn hiervoor 2 grote partijen. Dagelijks gaan er dus facturen voor alle begrafenissen en crematies naar deze uitvaartverzekeraars. De uitvaartverzekeraars bundelen hun betalingen in grote bulkbetalingen en sturen Draagkracht dagelijks specificaties van de die betalingen via e-mail. Alle betalingen in deze bulk moeten vervolgens weer worden uitgesplitst en gekoppeld aan individuele facturen in Exact. Dit proces noemen we “afletteren”.

Het afletterproces bij Draagkracht is volledig geautomatiseerd met behulp van de NIXZ RPA oplossing (RPA betekent Robotic Process Automation). Om dit te realiseren werken een drietal NIXZ bots naadloos samen en doet ieder een deeltaak van het afletterproces. De drie taken zijn genummerd in de onderstaande afbeelding: 

De drie taken van het afletterproces in Exact
  1. Email bot – haalt een pdf met specificaties van de bulkbetalingen uit de mail. Daarna labelt hij de mail als “Gelezen door NIXZ” en haalt deze uit de inbox. Zo weet Draagkracht dat NIXZ de specificatie heeft opgehaald. 
  2. OCR bot – “leest” alle specificaties, ook die niet goed leesbaar zijn. Soms is de PDF namelijk een gescand document en daardoor minder goed leesbaar. Voor NIXZ is dat geen probleem!
  3. Afletter bot – laadt de betaalspecificaties in Exact: regel voor regel worden de betaalde facturen uit de betaalspecificatie ingeladen. Deze regels zijn gekoppeld aan het unieke bulkbetalingsnummer (van de bankbetaling). Zo worden alle betalingen dus automatisch afgeletterd.

Kan NIXZ ook voor mij aan de slag?

Ook graag automatisch afletteren in Exact? Of gebruik je misschien andere software? Staan jouw betaalspecificaties allemaal in een ander systeem? Of heb je een heel ander proces dat je wilt automatiseren? 

In alle gevallen helpen we je graag. NIXZ leert namelijk ook graag nieuwe dingen bij! Laat je gegevens achter in het onderstaande formulier, dan nemen we voor een eerste kennismaking zo snel mogelijk contact met je op.