NIXZ en de AVG: de houdbaarheidsdata van persoonsgegevens

Bij NIXZ krijgen we vaak vragen over het opslaan van persoonsgegevens en andere data. Kandido, GoodCatch en SimpleRecruiter halen namelijk continue persoonsgegevens op. Deze gegevens hebben kandidaten of leads zelf ingevuld op een JobBoard of op social media platforms zoals LinkedIn of Facebook. Bij NIXZ gaan we zorgvuldig met deze persoonsgegevens om. Niet alleen omdat we dit zelf belangrijk vinden, maar uiteraard ook omdat we de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) moeten volgen. In dit artikel leggen we uit hoe onze verschillende producten met de AVG omgaan.

Houdbaarheidsdatum

Persoonsgegevens mag je niet eindeloos bewaren, en zeker niet zonder toestemming van de desbetreffende persoon. De persoonsgegevens worden bij NIXZ automatisch verwijderd omdat we werken we met een “houdbaarheidsdatum”. Voor elke set persoonsgegevens geldt namelijk een houdbaarheid van 30 dagen. Na dertig dagen wordt de set automatisch opgeruimd.

GoodCatch

Met GoodCatch verzamel en bewaar je leads op ons NIXZ platform. Van hieruit kun je automatisch berichten sturen naar deze leads. Je wilt natuurlijk graag weten wanneer de houdbaarheidsdatum van jouw leads nadert. Dit is 30 dagen nadat jij een campagne hebt aangezet. Als gebruiker bepaal je zelf hoe jij met deze houdbaarheidsdata omgaat door uit de volgende instellingen te kiezen:

  • Een notificatie email wanneer de houdbaarheidsdatum van je campagne nadert. Hierin vertellen we je dat de gevonden leads binnen enkele dagen worden verwijderd. Je kunt na het ontvangen van deze mail eventueel naar de lijst met leads gaan om deze te downloaden.
  • Het automatisch verwijderen uitzetten, maar dit is dan wel voor jouw eigen risico.

SimpleRecruiter

De SimpleRecruiter plug-in vormt een verbinding tussen verschillende jobboards en jouw ATS platform. De SimpleRecruiter plugin draait op jouw computer en maakt rechtstreeks verbinding met je ATS. Dit betekent dat de SimpleRecruiter plugin zelf geen persoonsgegevens opslaat. Het enige dat SimpleRecruiter doet is het CV van een kandidaat lokaal op je computer opslaan in je download mapje, om het daarna direct in je ATS te zetten.

Anders gezegd: de persoonsgegevens volgens precies hetzelfde pad als wanneer je zelf handmatig een profiel in je ATS zou zitten. Uiteraard is het belangrijk dat jouw ATS zodanig staat ingesteld dat daar de gegevens ook AVG proof worden opgeslagen. Tot slot moet je nog de download folder op je computer periodiek leegmaken.

Kandido

Met Kandido verzamel en bewaar je kandidaten voor in je ATS. De persoonsgegevens van deze kandidaten worden tijdelijk bewaard op het NIXZ platform om vervolgens in jouw ATS te worden gezet. Voor alle persoonsgegevens van kandidaten geldt een houdbaarheid van 30 dagen. Hierna worden deze automatisch uit NIXZ verwijderd. De kandidaatgegevens die door NIXZ in jouw ATS zijn gezet, kun je daar uiteraard zelf zorgvuldig en netjes bewaren. 

Verwerkersovereenkomst

De AVG stelt dat er bij het verwerken van persoonsgegevens door de partijen een verwerkersovereenkomst moet worden vastgelegd. In onze verwerkersovereenkomst kun je terugvinden hoe we de persoonsgegevens beschermen en verwerken. Wanneer je een NIXZ product gebruikt, teken je automatisch ook deze overeenkomst.

Inloggegevens beveiligd opgeslagen

De NIXZ webrobots loggen op verschillende platformen met jouw login gegevens in. Hiermee voeren zij taken uit op de JobBoards zoals het ophalen van profielgegevens of het invoeren van profielen in jouw ATS. 

Met deze inloggegevens gaan we zorgvuldig om. Je voert deze gegevens zelf in op het NIXZ Dashboard of bij de SimpleRecruiter login schermen. Hierna worden ze versleuteld opgeslagen en kunnen alleen de bots ze “lezen”. En natuurlijk is de toegang tot het NIXZ dashboard ook beveiligd. Jij kunt inloggen met je eigen wachtwoord.

Samenvattend

Het volgen van regels en richtlijnen zoals de AVG is een ingewikkeld onderwerp. Hieronder staan de belangrijkste zaken nog even voor je opgesomd:

  • Met GoodCatch, Kandido en SimpleRecruiter werk je altijd “AVG-proof”
  • Persoonsgegevens worden automatisch verwijderd na 30 dagen
  • Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen 
  • In de verwerkersovereenkomst ligt vast hoe NIXZ persoonsgegevens verwerkt

Heb je toch nog vragen? Vul het onderstaande formulier in, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.